Cinco procesos que puedes automatizar con IA esta semana
Sin comprar software nuevo, sin cambiar de programa de gestión y sin un proyecto de seis meses. Cinco tareas concretas que se llevan horas cada semana en cualquier empresa pequeña, con el tiempo que ahorra cada una y lo que cuesta dejarla funcionando.
Lo que vas a leer
- Antes de empezar: la regla de las dos horas
- 1 · Clasificar y redactar el correo que entra
- 2 · Sacar los datos de las facturas de proveedor
- 3 · Convertir el informe mensual en algo legible
- 4 · Redactar fichas y descripciones de producto
- 5 · Responder con vuestra propia documentación
- Tres cosas que NO automatizaría todavía
- Por dónde empezar mañana
Antes de empezar: la regla de las dos horas
Me llaman muchas empresas diciendo «queremos meter inteligencia artificial». Es una frase que no significa nada, igual que «queremos meter electricidad». La pregunta útil es otra: ¿qué tarea concreta os come horas cada semana y no aporta nada?
Mi regla, después de unos cuantos proyectos, es esta: si una tarea no consume al menos dos horas a la semana, no merece la pena automatizarla todavía. El tiempo de montarla, probarla y enseñar a usarla no se recupera. Empieza por lo gordo y aburrido, no por lo llamativo.
De cada una de las cinco te digo tres cosas: qué pasa hoy en la mayoría de empresas, qué se automatiza exactamente, y cuánto cuesta montarlo. Los rangos de precio son orientativos y salen de proyectos reales, no de una tarifa inventada.
Y un aviso que repito siempre: la IA se equivoca. Todo lo de abajo está planteado para que una persona revise antes de que salga nada hacia fuera. Si alguien te propone automatizar algo sin revisión humana, desconfía.
1 · Clasificar y redactar el correo que entra
Qué pasa hoy
Una bandeja compartida —info@, pedidos@, atencion@— donde cae todo mezclado: consultas de clientes, facturas de proveedores, publicidad, una incidencia urgente y tres cosas que no van con nadie. Alguien dedica la primera hora de la mañana a repartir.
Qué se automatiza
La clasificación y el primer borrador. El sistema lee cada correo que entra, decide de qué tipo es, lo etiqueta o lo mueve a la carpeta que toca, y en los casos habituales deja un borrador de respuesta escrito, sin enviarlo. La persona lo lee, corrige si hace falta y pulsa enviar.
Lo importante es que el borrador se escribe con vuestro tono y con vuestra información, no con frases genéricas. Eso se consigue dándole vuestras respuestas anteriores como ejemplo.
- Ahorro típico: de 4 a 8 horas a la semana en una empresa pequeña con bandeja compartida.
- Lo que hay que vigilar: nunca en envío automático. La clasificación puede ir sola; la respuesta, no.
- Coste de montarlo: entre 1.200 y 2.500 € según cuántos tipos de correo haya que distinguir.
2 · Sacar los datos de las facturas de proveedor
Qué pasa hoy
Llegan facturas en PDF, en foto, escaneadas y alguna en papel. Alguien las abre una a una y teclea el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el total en el programa de gestión o en una hoja. Es la tarea más repetitiva que existe en una oficina pequeña y la que más errores de tecleo genera.
Qué se automatiza
La extracción. El sistema lee cada documento, saca los campos y los deja preparados para importar, marcando en rojo los que no ha podido leer con seguridad. Nadie teclea: se revisa y se confirma.
Esto funcionaba regular hace unos años con el reconocimiento de texto clásico, porque cada proveedor tiene su formato. Hoy funciona bien precisamente porque no depende de la posición del dato en la hoja, sino de entender qué es cada cosa.
Empieza por los cinco proveedores de los que más facturas recibes, no por todos. Con eso cubres normalmente el 70 % del volumen y montarlo cuesta la mitad. Los proveedores raros que te mandan una factura al año se siguen tecleando a mano y no pasa nada.
- Ahorro típico: de 3 a 6 horas semanales, y bastantes errores de dedo menos.
- Lo que hay que vigilar: que quede un registro de qué se revisó. La contabilidad no admite «lo hizo el sistema».
- Coste de montarlo: entre 1.500 y 3.000 €, según si hay que integrarlo con el programa de gestión o basta con generar un fichero.
3 · Convertir el informe mensual en algo legible
Qué pasa hoy
Alguien descarga tres o cuatro informes de sitios distintos —el programa de gestión, la tienda online, el marketplace, el banco—, los pega en una hoja, hace unas tablas y escribe un resumen. Cuatro horas el primer día de cada mes, y el resultado lo lee entero muy poca gente.
Qué se automatiza
Todo menos las conclusiones. Los datos se recogen solos, se cruzan y se genera el informe con las cifras y las variaciones ya calculadas, más un texto que explica qué ha cambiado respecto al mes anterior y qué se sale de lo normal. Quien manda lo lee y añade lo que hay que decidir.
La parte que de verdad cambia las cosas no es el ahorro de tiempo: es que el informe pasa a estar el día 1 en vez del día 8, y con ocho días de margen todavía se puede reaccionar.
- Ahorro típico: de 4 a 6 horas al mes, más el valor de tenerlo a tiempo.
- Lo que hay que vigilar: que los números los calcule el programa y no el modelo de lenguaje. La IA redacta; las cuentas las hace una fórmula.
- Coste de montarlo: entre 1.800 y 3.500 €, según de cuántos sitios haya que sacar datos.
Un modelo de lenguaje no es una calculadora y no hay que usarlo como tal. En todos los proyectos que monto, las cifras salen de una consulta o de una hoja, y la IA solo las describe. Quien te proponga que la IA «calcule» tus ventas te está preparando un disgusto.
4 · Redactar fichas y descripciones de producto
Qué pasa hoy
Un catálogo con cientos de referencias donde la mitad de las descripciones son una línea copiada del proveedor, y la otra mitad están vacías. Nadie las escribe porque son cuatrocientas y a veinte minutos cada una no salen las cuentas.
Qué se automatiza
El primer borrador de todas. A partir de las características técnicas que ya tienes en el catálogo, se genera para cada referencia el título, los puntos clave y la descripción, siguiendo unas reglas que tú fijas: qué palabras usar, cuáles no, qué longitud, qué orden.
En Amazon esto tiene un efecto directo sobre la venta, porque el buscador se alimenta de lo que pone en la ficha. Pero funciona igual para una tienda propia o para un catálogo en PDF.
- Ahorro típico: un catálogo de 400 referencias pasa de ser un proyecto de meses a ser una semana de revisión.
- Lo que hay que vigilar: que nadie publique sin leer. La IA inventa características que suenan plausibles si no le das los datos reales.
- Coste de montarlo: entre 900 y 2.000 €, más barato que los anteriores porque no hay que integrarse con nada.
5 · Responder con vuestra propia documentación
Qué pasa hoy
La información de la empresa está repartida entre un manual en PDF, una carpeta compartida, el correo de alguien y la cabeza de la persona que lleva quince años ahí. Cada vez que entra alguien nuevo, o cada vez que esa persona se va de vacaciones, se nota.
Qué se automatiza
La búsqueda. Se monta un asistente que responde únicamente con vuestros documentos, y que además dice de qué documento y de qué página ha sacado cada respuesta. No es un chat genérico de internet: si algo no está en vuestra documentación, contesta que no lo sabe, que es justo lo que quieres que haga.
El uso que mejor funciona no es de cara al cliente, es de puertas adentro: procedimientos, condiciones de garantía, qué se hace en cada caso raro. Ahí el ahorro no es tanto de tiempo como de interrupciones a la persona que lo sabe todo.
- Ahorro típico: difícil de medir en horas, muy visible cuando entra gente nueva.
- Lo que hay que vigilar: la documentación desactualizada. Si el manual está mal, el asistente responde mal con total seguridad.
- Coste de montarlo: entre 2.000 y 4.000 €, según el volumen y el desorden de la documentación de partida.
Tres cosas que NO automatizaría todavía
Por honestidad, y porque he visto las tres salir mal:
- Responder al cliente sin que nadie lo lea. Un error en un correo automático llega a un cliente real y no se puede recoger. El borrador sí, el envío no.
- Decisiones con dinero detrás. Aprobar un descuento, un abono o un pago. Que la IA prepare la propuesta y que la firme una persona.
- Cualquier cosa sobre datos personales sensibles sin haber mirado antes qué exige el RGPD en ese caso concreto. No es que no se pueda: es que hay que hacerlo con la base legal clara, no improvisando.
La pregunta no es «¿puede la IA hacer esto?». Casi siempre puede. La pregunta es «¿qué pasa el día que se equivoque?». Si la respuesta es «nada grave, alguien lo ve antes», adelante.
Por dónde empezar mañana
Sin contratar a nadie y sin gastar un euro, esto es lo que haría esta semana:
- Coge papel y apunta durante cinco días qué tareas repetís y cuánto tiempo os llevan. No de memoria: apuntado. Lo que sale casi nunca es lo que la gente cree.
- Suma las horas de cada una y quédate con las que pasen de dos horas semanales.
- De esas, elige la más aburrida, no la más importante. La primera automatización tiene que ser fácil de ganar, para que el equipo vea que funciona.
- Pregúntate qué pasa si se equivoca. Si la respuesta da miedo, coge la siguiente de la lista.
Con esas cuatro cosas hechas, cualquier conversación sobre automatizar deja de ser abstracta. Y si al final resulta que ninguna tarea llega a las dos horas semanales, también es una conclusión perfectamente válida: significa que todavía no te compensa, y te acabas de ahorrar un proyecto.
Te digo en una hora si te compensa o no
La primera conversación es gratis y sirve exactamente para esto: miramos juntos en qué se va el tiempo y salgo de ahí con dos o tres candidatas claras, o con la conclusión de que ahora mismo no te merece la pena. Las dos respuestas te valen.
Rolando Díaz Hernández
Informático autónomo en Logroño, con más de 30 años de oficio. Gestiona cuentas de vendedor de Amazon en cuatro marketplaces europeos, implanta inteligencia artificial en empresas, hace webs a mano y es distribuidor oficial de Facturandoo. Escribe sobre lo que le pasa trabajando, no sobre lo que ha leído.